BartJS

En meetup. En Podcast. Et community

RSS Subscribe

Rutine for gjennomføring av meetup

Dette dokumentet vil være levende oppdatert på organiseringsrepoet til BartJS, men er postet her for tilgjengeligjøring.


Dette er en oversikt over hva host for en BartJS-meetup holder må huske på. BartJS ønsker å være en åpen gruppe hvor alle som vil kan bidra og arrangere eventer. Dersom dere ønsker å holde en Meetup, kan det være lurt å følge de punktene som er skrevet opp på denne listen.

Oppsett av event

Noen fra BartJS-organisasjonen tar seg av administrering av Meetup.com-annonsering og oppsett av abstract dersom det er nødvendig. Og hjelper til med å sørge for at de som har sendt inn et forslag vil bli tatt vare på. Selv om det er noen andre enn BartJS-arrangørene som står for hosting av event, vil det være en som følger opp og hjelper til.

  1. Sørg for at forslag blir fulgt opp og gitt respons dersom det ønskes.
  2. Finn dato og sted som passer for alle parter.
  3. Legg ut event på Meetup.com minst 14 dager før event skal avholdes.
  4. Følgende informasjon vedlegges i event på Meetup.com:
    • Hvor og når?
    • Hvordan komme seg dit?
    • Er det mat?
    • Kontaktperson dersom man ikke finner frem eller har noen spørsmål.
    • Title og abstract for presentasjoner som skal holdes.
    • Twitter/Github-handle til de som skal holde presentasjoner.
    • Navn til eventuell firma som sponser meetup og hva de sponser med.
  5. På sikt: Legg ut informasjon på bartjs.io.
  6. Legg ut event på Twitter og Facebook.

Før eventen

Det er viktig å gi speakers nok informasjon til at de ikke er usikker på hva som skal skje. Det betyr å kanskje sende de en e-post med oppfølging selv om det ikke nødvendigvis bidrar med noe ny informasjon. Det er viktig at de som skal holde presentasjoner, særlig om de er nye, vet at det er noen som har ansvar for at dette skal gjennomføres på en god måte.

  1. Når eventen blir opprettet: Send e-post til foredragsholder(e) om hva som skal skje og når det skjer. Informasjon som står i eventen og at det vil være oppmøte 30-40 minutter før tiden i eventen slik at man kan teste ut utstyr.
    • Gi informasjon om prosjektorkoblinger, lokale og andre relevante ting.
    • Spør om det kreves noe ekstra utstyr.
    • Gi informasjon om kontaktperson dersom det skulle være noe. Gjerne gi telefonnummer.
  2. 2-3 dager før selve eventen: Send en oppfølgingsmelding til foredragsholder(e) med oppdatert informasjon.
    • Hvem og hvor mange kommer?
    • Minn på om spesielle krav rundt tekniske aspekter. Prøv alltid å støtt VGA og HDMI.
    • Trengs det noe spesielt? Lyd/Mikrofon? Om det trengs noe annet, ta kontakt med en BartJS-arrangør og vi vil gjøre vårt beste for å etterkomme kravet.
    • Minn på informasjon om kontaktperson og oppfordre til å komme med spørsmål.

Under selve eventen:

  1. Skriv ut BartJS-plakat og heng opp utenfor lokale og hele veien inn til det området arrangementet skal holdes slik at ingen går seg bort.
  2. Om lokalene er låst. Heng opp en plakat som over med telefonnummer som man kan ringe for å få hjelp.
  3. Sett ut vann til speakers.
  4. Om mulig: Lag kaffe/vann til deltakere.
  5. Sett opp alt teknisk utstyr til avtalt måte. Sørg for at prosjektor fungerer og lyser bra i rommet.

Oppdatering av denne listen

Har du gjennomført et BartJS-meetup? Var det noe du syns mangler i denne listen eller noe du syns var vanskelig å forstå? Fikk du noen problemer underveis som du syns andre burde vite om? Send gjerne en Pull Request for å utbedre denne guiden til hvordan det kan gjøres. Slik får vi det så smertefullt for både arrangører, speakers og deltakere.